Documents de l’immeuble réunis dans une bibliothèque.
Conservez les règlements, les procès-verbaux, les formulaires et les autres documents de l’immeuble dans une seule bibliothèque. Choisissez qui peut consulter chaque document et conservez les versions antérieures lorsque les fichiers changent.
En un coup d’œil
Trouvez, partagez et gérez les documents de votre immeuble.
Pour les résidents
- Téléchargez les documents de l’immeuble qui sont partagés avec vous.
- Parcourez les dossiers ou recherchez par titre, description ou étiquette.
- Ouvrez les documents importants épinglés depuis le tableau de bord de votre immeuble.
Pour le conseil et la gestion
- Téléversez plusieurs fichiers par glisser-déposer.
- Définissez la visibilité : Tous les résidents, Propriétaires uniquement, Conseil seulement ou Gestion uniquement.
- Organisez les fichiers dans des dossiers et des sous-dossiers.
Pour le conseil et la gestion, lorsque les documents changent
- Téléversez un fichier de remplacement et conservez la version antérieure.
- Voyez qui a effectué chaque changement, quand et ce qui a changé.
Conservez l’historique quand un document change.
Le conseil et la gestion peuvent téléverser un fichier mis à jour tout en conservant la version antérieure. Consultez l’historique des changements, téléchargez un ancien fichier ou revenez à une version précédente au besoin.
- Consultez la version actuelle du document et son historique.
- Voyez qui a effectué chaque changement et quand.
- Ajoutez une note pour expliquer une mise à jour.
- Téléchargez une version antérieure ou revenez à celle-ci.
Organisez les documents de votre immeuble.
Rechercher dans les titres, descriptions, étiquettes et contenus
Recherchez dans les titres, les descriptions et les étiquettes des documents. Cochez « Rechercher dans le contenu du document » pour rechercher le texte dans les fichiers PDF, Word et texte.
Plus de détails
La recherche dans le contenu lit le texte des fichiers PDF, Word (.docx), texte, CSV et RTF.
Dossiers et sous-dossiers
Organisez les règlements, les procès-verbaux, les formulaires, les documents financiers, les contrats, les assurances et les garanties dans des dossiers et des sous-dossiers.
Plus de détails
Utilisez des dossiers de premier niveau avec un seul niveau de sous-dossiers. Renommez les dossiers et déplacez des documents d’un dossier à l’autre selon l’évolution des besoins de classement de votre immeuble.
Classez les trousses d’AGA, les budgets, les états financiers, les rapports d’audit, les rapports de dépréciation et les études du fonds de réserve. Regroupez les formulaires d’emménagement, les lignes directrices communautaires et les procédures d’urgence pour les résidents.
Téléversez avec les bons détails
Ajoutez des fichiers PDF, des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des photos. Définissez le titre, le dossier, la description, les étiquettes et la visibilité de chaque fichier.
Plus de détails
Inscrivez une date d’entrée en vigueur; celle-ci s’affiche sur le document. Lors d’un téléversement en lot, définissez un dossier, la visibilité et des étiquettes pour le lot, puis modifiez le titre, le dossier, la visibilité ou les étiquettes de chaque fichier. Chaque personne qui peut ouvrir au moins un document téléversé reçoit une notification pour le lot, sauf la personne qui effectue le téléversement.
Conservez les documents de votre immeuble dans une seule bibliothèque.
Découvrez comment votre immeuble peut organiser ses documents, contrôler l’accès et conserver l’historique des changements.